Hai appena preso in carico un nuovo condominio? Allora sai bene che il momento del passaggio di consegne è uno dei più delicati nella vita professionale di un amministratore. Da come parte questa fase dipende, spesso, la serenità dei mesi (o degli anni) successivi.
Chi lavora da tempo in questo settore lo sa: basta una firma frettolosa su un verbale di consegna per ritrovarsi, qualche settimana dopo, a dover giustificare ai condomini buchi contabili che non hai creato tu, ma che ora sono “tuoi” da gestire. Per questo motivo, prima di accettare formalmente l’incarico, è fondamentale passare al setaccio la contabilità dell’amministratore uscente.
Vediamo insieme i 5 controlli che non puoi permetterti di saltare.
1. Il saldo cassa e il saldo banca
Si parte sempre dal cuore della questione: i soldi del condominio.
Il saldo cassa è l’eventuale somma di denaro gestita direttamente dall’amministratore, mentre il saldo banca è l’importo effettivamente presente sul conto corrente condominiale. Entrambi gli importi devono coincidere, al centesimo, con quanto dichiarato dall’amministratore uscente.
Cosa richiedere, nello specifico:
- l’estratto conto bancario aggiornato alla data di consegna;
- una situazione di cassa dettagliata;
- il registro di contabilità “quadrato”, cioè coerente con i due documenti precedenti.
Attenzione: anche una differenza di 50 euro va chiarita subito, prima di procedere oltre.
2. I movimenti contabili
Ogni euro che entra ed esce dalla contabilità del condominio deve avere una traccia documentata. SENZA ECCEZIONI!!!
In questa fase ti serve il registro completo della contabilità, da confrontare con le fatture effettivamente ricevute. Le cose da controllare sono principalmente tre:
- che tutte le fatture siano registrate correttamente e al posto giusto;
- che ogni uscita sia supportata da un documento (fattura, ricevuta, contratto);
- che le rate versate da ogni condomino siano imputate al condomino esatto e nella gestione corretta.
Se mancano dei giustificativi, non lasciar correre: richiedili per iscritto all’amministratore uscente e fissa una data limite per la consegna. Un software gestionale affidabile, capace di tenere ordinata ogni singola movimentazione, fa davvero la differenza in questa fase (in Condability, per esempio, lavoriamo con Danea Domostudio proprio per garantire questo livello di tracciabilità).
3. Debiti e crediti dei condomini
Ogni condomino, nella contabilità di un edificio, ha una sua posizione: crediti (soldi che deve ricevere) e debiti (soldi che deve dare).
In questa fase devi verificare con precisione:
- quali condomini risultano in ritardo con il pagamento delle rate;
- quali fornitori sono ancora da pagare;
- se esistono contenziosi legali aperti, sia per crediti da incassare sia per debiti da saldare.
Il consiglio è semplice: richiedi un riepilogo ufficiale di debiti e crediti e confrontalo con quanto riesci a ricostruire tu stesso nel tuo gestionale, incrociandolo anche con l’ultimo rendiconto approvato in assemblea. Se emergono discrepanze approfondisci subito, prima che diventino un problema tuo.
4. I fondi accantonati
I fondi accantonati sono somme che il condominio ha messo da parte per scopi specifici: fondo imprevisti, fondo morosità, fondo TFR del portiere, per citare i più comuni.
Qui il controllo è semplice, ma non per questo va sottovalutato: gli importi dichiarati nella situazione patrimoniale devono essere fisicamente presenti sul conto corrente del condominio. Non basta che siano scritti, devono esistere davvero come liquidità reale.
Se alla data del passaggio di consegne quella somma non risulta presente sul conto, è un campanello d’allarme che merita un approfondimento immediato, prima di firmare qualsiasi documento.
5. Il verbale dell’ultima assemblea condominiale
Ultimo ma non meno importante: il verbale dell’ultima assemblea. Non è un’esagerazione definirlo una specie di “Bibbia” del condominio: è il documento che racconta cosa è stato deliberato, cosa doveva essere fatto e con quali risorse.
In questa fase devi verificare che:
- i dati contabili menzionati nel verbale siano coerenti con quanto ti è stato effettivamente trasferito;
- tutti i lavori deliberati siano stati eseguiti e correttamente fatturati.
E qui vale una regola d’oro, valida per tutti i controlli visti finora: incrocia sempre i dati. Se sul conto corrente risultano 20.000 euro, ma il registro di contabilità ne dichiara 10.000 cerca di capire dove sta il problema.
Cosa portarti a casa da questo articolo
Il momento del passaggio di consegne è anche l’occasione perfetta per fare una scelta più ampia: quella di affidarsi a una gestione contabile davvero solida per il tuo studio, invece di ereditare (o continuare a portarti dietro) situazioni poco trasparenti.
Molti amministratori di condominio, soprattutto quando lo studio cresce e i condomini gestiti aumentano, si trovano davanti a un bivio: continuare a gestire tutto internamente, con il rischio di errori, ritardi e ore sottratte alla relazione con i condomini, oppure esternalizzare la contabilità a un partner specializzato che conosce a fondo le dinamiche condominiali.
Da oltre vent’anni, noi di Condability aiutiamo amministratori di condominio in tutta Italia a gestire una contabilità chiara, semplice e verificabile in ogni suo passaggio, passaggi di consegne compresi. Che tu stia prendendo in carico un nuovo condominio o voglia semplicemente lavorare con meno stress e più sicurezza, siamo qui per questo.
