Quando sentiamo parlare di studio 4.0, la prima immagine che ci viene in mente è quella di uno studio tecnologicamente avanzato: un impianto cloud per la condivisione dei documenti, fatturazione elettronica, riconciliazione automatizzata.
E può essere davvero così. Il problema è che, molto spesso, dietro una struttura tecnologicamente all’avanguardia si continua a lavorare con metodi e processi che hanno vent’anni. Digitalizzare non significa automaticamente migliorare, perché se digitalizziamo il caos che già esiste nel nostro studio, stiamo semplicemente portando quel caos sul cloud, rendendolo forse più veloce da consultare ma non meno confuso.
Per questo motivo oggi voglio parlarti dell’importanza di avere procedure chiare all’interno del tuo studio.
Sono Stefania Vacirca e da oltre vent’anni aiuto gli amministratori di condominio in tutto il percorso che va dalla gestione contabile fino alla formazione. Questo articolo nasce dagli stessi temi che porto avanti ogni settimana nel podcast Il Bugiardino Condominiale, pensato per chi vuole amministrare i propri condomini con visione e con metodo.
Se preferisci, puoi ascoltare questo articolo in versione podcast qui: Vai alla puntata.
Un esempio banale, ma che esemplificativo
Prendiamo la gestione di una fattura. Sembra un’operazione semplice: arriva, va registrata, punto. Ma chi la gestisce quando arriva? Come deve essere registrata? Dove deve essere archiviata? Nella maggior parte degli studi, queste risposte le conosce solo la persona che se ne occupa direttamente, quella che nel tempo è diventata esperta di quella specifica lavorazione.
Il problema emerge quando questa persona non c’è. Posso assicurarvi che molte volte, lavorando con gli studi che seguiamo in Condability, mi sono sentita rispondere che una determinata persona era in ferie e nessun altro sapeva come gestire quella cosa, o che sarebbe tornata tra due settimane. Il problema, ovviamente, non è la persona in sé, ma il fatto che nello studio non esistono procedure conosciute da tutta la compagine, e ci si affida ancora alla memoria delle singole persone.
Il bus factor
Nelle organizzazioni aziendali questo fenomeno ha un nome preciso: bus factor. Indica il buco informativo che si crea nel momento in cui una determinata persona è assente (o è stata, metaforicamente, investita da un autobus. Da qui il nome del fenomeno). Individuare il proprio bus factor significa capire in anticipo quali informazioni e quali capacità di lavorazione andrebbero perse con l’assenza di una o due persone, e questo permette di prevenire il problema invece di scoprirlo nel momento peggiore.
Voglio essere chiara su un punto, perché tengo molto alle persone che lavorano nel mio studio: in Condability siamo dodici persone e non abbiamo affatto sostituito il lavoro umano con l’intelligenza artificiale, continuiamo a operare manualmente su moltissime procedure. Quello che è importante, però, è arrivare a un punto in cui la conoscenza venga resa accessibile a tutte le persone dello studio, così da non avere buchi di informazione nella gestione quotidiana solo perché una persona è temporaneamente assente.
Quando parlo di procedure non intendo tomi infiniti o fogli pieni di dettagli scritti con precisione maniacale. Parlo semplicemente di linee chiare, dirette e comprensibili anche da chi normalmente non svolge quel lavoro, così che chiunque nello studio possa orientarsi in caso di necessità.
La dipendenza dalle persone non è mai un valore positivo
Per molti anni gli studi di amministrazione condominiale hanno fatto affidamento, spesso in modo implicito, sulla memoria storica delle persone che ne facevano parte, non solo per la loro professionalità ma proprio per tutto quello che sapevano e ricordavano. Quante volte mi sono sentita dire da un amministratore che si trovava nel disastro più totale perché la persona che aveva la memoria storica di tutto se n’era andata.
La dipendenza, sia sul piano professionale che su quello relazionale, non è mai qualcosa di positivo: appoggiarsi completamente a una persona significa creare un vuoto intorno a sé nel momento in cui quella persona non c’è più. L’obiettivo di uno studio 4.0 è ridurre questa dipendenza dalle singole persone come presenza fisica indispensabile, senza che questo significhi smettere di valorizzare la loro professionalità. Significa semplicemente rendere accessibile a tutti quello che oggi resta chiuso nella testa di pochi.
Perché introdurre procedure spaventa (e come gestirlo)
C’è un fattore che rende spesso difficile introdurre procedure in uno studio tradizionale: quando inizi a stabilire regole o linee guida, viene percepita quasi come una forma di controllo su una libertà gestionale costruita nel tempo. Nasce così quella resistenza al cambiamento che conosciamo tutti, aggravata dal fatto che il cambiamento in sé spaventa sempre un po’, e ulteriormente accentuata dalla percezione di una perdita di potere da parte di chi, fino a quel momento, era la memoria storica dello studio.
Per questo motivo, quando decidi di introdurre cambiamenti di questo tipo, serve una sensibilità che va oltre quella professionale: capire non solo dove vuoi arrivare dal punto di vista procedurale e tecnologico, ma anche saper percepire il momento giusto per introdurre ogni cambiamento, con l’attenzione emotiva che questo tipo di processo richiede.
Lo studio come impresa: il costo che spesso dimentichiamo
Lo studio di amministrazione deve essere considerato un’impresa a tutti gli effetti, non semplicemente una prestazione di servizi fine a se stessa. Questo significa tenere traccia del proprio costo di funzionamento, cioè il costo che sosteniamo per ogni nuova acquisizione che facciamo. Istruire le persone al cambiamento e favorire questo cambio culturale serve proprio a permettere allo studio di compiere quel passaggio da attività professionale a impresa strutturata.
Quando un amministratore decide di far compiere al proprio studio questo passaggio verso lo studio 4.0, non si tratta solo di introdurre tecnologia, formare il personale o adottare l’intelligenza artificiale, che va vista come un acceleratore e non come una scorciatoia. Serve soprattutto tenere sotto controllo i costi. Quando acquisiamo un condominio, sappiamo con precisione quanto fatturato ci porterà, perché corrisponde al compenso previsto nella nostra proposta di amministrazione. Ma quanto ci costa realmente gestirlo?
Prima di acquisire un condominio, ti consiglio di calcolare quanto ti costa effettivamente gestire un determinato condominio, quanto è il tuo cost to serve, quante ore impieghi tu, quante ore impiegano le tue collaboratrici per riconciliare una questione o un periodo di estratto conto, quanto tempo dedichi ogni giorno tra telefonate e mail a cui rispondere.
Indicatori predittivi, non solo consuntivi
Una considerazione importante in ogni percorso di cambiamento è tenere sotto controllo come questo processo influisce sulla differenza tra il fatturato che emettiamo e la marginalità che effettivamente otteniamo. Quello che sta in mezzo tra questi due numeri è il costo reale che sosteniamo, e spesso, facendo un check sincero dei propri indicatori, ci si accorge che il divario è molto più ampio di quanto si pensasse. Quando prestiamo servizi che mettono in campo prima di tutto il nostro tempo, è facile perdere il controllo di quanto stiamo effettivamente impiegando, perché spesso diamo al nostro tempo un valore sbagliato.
Il consiglio che mi sento di dare, in un percorso di trasformazione da studio professionale a impresa 4.0, è tenere sotto controllo indicatori che non siano solo consuntivi, quelli che il commercialista ti restituisce a fine anno raccontandoti come è andata, ma indicatori predittivi, da monitorare settimana per settimana e mese per mese, attraverso un controllo di gestione applicato al tuo studio. Questo ti permette di conoscere davvero la tua capacità produttiva attuale e di capire se puoi permetterti nuove acquisizioni senza rischiare di andare in perdita, cosa che, purtroppo, succede più spesso di quanto si immagini.
L’intelligenza artificiale come acceleratore, non come scorciatoia
Prima di chiudere, voglio tornare su un concetto che ho anticipato: l’intelligenza artificiale deve essere considerata un acceleratore, non una scorciatoia. Se introduciamo la tecnologia dentro un contesto caotico, il risultato sarà semplicemente un caos digitalizzato. L’intelligenza artificiale resta comunque una macchina, e siamo noi a doverle fornire le indicazioni giuste, adattandola a quello che effettivamente ci serve.
Ti confido una cosa. In questo periodo ho attraversato anche io un momento di riflessione, e non ti nascondo che a tratti anche di preoccupazione, rispetto all’introduzione dell’intelligenza artificiale nella nostra professione. Noi facciamo contabilità, e una volta che insegni a una macchina a fare contabilità condominiale, quella macchina potrebbe teoricamente procedere anche senza il nostro aiuto. Poi mi sono ricordata di una cosa più importante: l’intelligenza artificiale è una macchina, e da sola non può fornire quell’apporto umano e quelle valutazioni gestionali che restano necessarie in moltissime situazioni. In Condability siamo prima di tutto consulenti, non ci limitiamo a inserire dati che una macchina potrebbe essere istruita a inserire al posto nostro. Diamo valutazione, diamo consigli, diamo un punto di vista. Utilizzo anche io l’intelligenza artificiale a supporto delle mie idee, come strumento aggiuntivo che può migliorare certi processi, ma che non deve mai diventare sostitutivo del nostro ruolo.
Cosa portarti a casa da questo articolo
Abbiamo visto come la tecnologia possa migliorare davvero il tuo studio, ma non possa essere l’unica leva su cui puntare. Uno studio che vuole crescere a livello imprenditoriale deve introdurre procedure chiare, formare i propri collaboratori, utilizzare l’intelligenza artificiale in modo sostenibile senza farsi travolgere dal concetto, e soprattutto costruire un’impresa predittiva, capace di monitorare la propria marginalità giorno dopo giorno attraverso un controllo di gestione costante, invece di scoprire i propri risultati solo a fine anno.
Spero che questo articolo abbia generato spunti di riflessione utili. Come sempre, ti ricordo che in Condability aiutiamo ogni giorno voi amministratori di condominio a gestire questi aspetti di tenuta contabile e vi accompagniamo come partner strategico nella formazione e crescita dei vostri studi condominiali. Se anche tu vuoi fare un salto di qualità nella gestione della tua contabilità, contattaci.
Stefania
